顛末書の書き方。始末書の違いは?ビジネスで使える事故や謝罪の例文

顛末書(読み:てんまつしょ)の書き方には
どこに注意したら良いのでしょうか?

今回はそんな顛末書について紹介したいと思います。

顛末書と始末書の違いが
気になっている人も少なくないかと思います。

また、
実際に顛末書を書く上で使える例文も紹介していきます。

SPONSORED LINK

顛末書とは何?

乱雑な顛末書
顛末書(読み方:てんまつしょ)というのは、
仕事上で起きたミスや不祥事などについて
報告する際に使われる文書のことです。

簡単に言ってしまえば、
トラブル報告書
ということになります。

では、
顛末書にはどのようなことを書けば良いのかというと、
次のようなものになります。

 ・いつ、どこで、どのようなトラブルが発生したのか?
 ・どのぐらいの被害が出てしまったのか?
 ・対応はどのようにしたのか?
 ・今後、ミスが起きないための対策は何か?

ミスの報告と
それに対する対策というのが主な内容になります。

もちろん会社によって
それぞれ少しずつ異なっているケースもありますが、
大半の場合、こういった内容が盛り込まれています。

 

顛末書と始末書

顛末書の他に始末書というものがあります。
この2つはどのように違うのかということになりますが、
簡単に書くと下のようになります。

 ・顛末書:トラブルを報告する意味合いが強い文書
 ・始末書:トラブルに対して反省を述べる意味合いを強い文書

どちらもトラブルの際に書くものであることは変わりありませんが、
顛末書が報告の意味合いが強いのに対して、
始末書というのは、反省を示す意味合いが強いものとなっています。

ただし、
会社によってはどちらも区別されることなく
使われているケースがありますので、
注意が必要になってきます。

 

顛末書の書き方

顛末書の書き方ですが、
始末書と共通するのは相手に伝わるように書くということです。

次の動画をご覧ください。

【小説の作法・始末書の作法・広告の作法】

始末書などの書き方について紹介されていますが、
すべてにおいて
相手に伝わるように書くというのは非常に大切なことです。

特に顛末書はトラブルについて説明するものですから、
相手に伝わらなかったり、
間違って伝わってしまえば何の意味もありません。

それでは、
例文としてどのようなものがあるか紹介します。

 

ケース1:発注間違いのケース

引用サイト:明日のネタ帳


〇〇発注違い顛末書

平成○○年○月○日、〇〇(株)様へと発注致しました〇〇という商品について発注ミスがあり、 10個発注するはずが100個発注してしまいました。 
今回の受注ミスについて下記にその原因と今後の対策の詳細を記載致します。

1、 原因
平成〇〇年○月○日、当社〇〇担当〇〇〇〇○がFAXにて注文書を送信した際、
誤表記に気付かず100個注文。
目視確認した際に気付けなかった受注担当者の不注意によるミス。

2、 発見の経緯
〇〇(株)様から発送されたものが届いた際に数量が間違えているという誤注文が発覚。

3、損害
現在、〇〇という商品は本来発注する予定だった10個以外は使用する予定がなく、
多く注文してしまった90個分の代金〇〇〇〇円分となります。

4、今後の対策
今後は注文書を2人以上で確認すること。
注文書の控えをとり、上長に提出し、確認してもらう。 この度は担当者の不注意と他のものによる確認が行き届いておらずこのような事態となっていまいました。
多大な迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ありません。
今回提示させていただいた対策を行い、2度とこのようなことが起こらぬよう徹底致します。

 

ケース2:事故の場合

引用サイト:顛末書|文例やサンプル、書き方について

 

この度、私こと営業第一部三橋繁晴が自社所有車両で自動車事故を起こし 皆様に多大のご迷惑をお掛けしたことを、まずお詫び申し上げます。

事故発生の経過についてですが、3月2日朝10時に川崎フーズ他数社へ訪問のため、 社用車(品川・め・2341)に営業第一部山本徹を同乗者とし有 田営業 所を出発いたしました。

そして川崎フーズ訪問後に次の訪問先稲川物産へ向かう途中になる川奈市波崎町3-45の交差点で 11時10分頃に交通事故が発生 いたしました。

事故発生時の状況は、私が青信号時に右折を目的で交差点中央で停車しており、 進行方向の信号が青から黄色・赤へと変わったことから対向方向からの車は停止すると考えて 車を発進させたところ、前方から直進してきた自家用車の前部と自車の左後部が接触いたしました。

事故発生後の処置は相手方にも当方にも事故による怪我はないとお互い判断したため、 警察署への事故報告のみを行っており、医師の治療等は受けておりません。 
車両の被害状況は先方は左前部の破損、当方は左後方側部と後部トランク部分の破損となりました。 
また、事故による自車車両積載の商品等に損傷がないことを確認しております。

今回の交通事故は私の思い込みにより発生しており、 今後は更に交通事故発生を防ぐよう車両の安全運転に心がけます。

 

ケース3:取引先に謝罪する場合

引用サイト:顛末書|文例やサンプル、書き方について

 

株式会社 顛末製作所 
製造第一部 御中

株式会社 ○○○○ ○○○部 部長 文例和夫

11月10日、御社製造第一部設置の○○機器点検中に誤って当社担当者が○○部品を破損し、 ○○機器が長時間使用できない状態になってしまいました。申し訳ありません。

【事象発生の経緯】
11月 9日、御社製造第一部より機器不具合による点検依頼をうけ、 11月10日13時、約30分の予定でメンテナンス作業を開始しました。 
作業終了確認時に当社担当者がペンを○○機器内に落とし○○部品が破損し、 その後約2時間にわたり○○機器が使用できない状態となりました。

【事象発生の原因】
当社担当者の不注意により発生いたしました。

【対処】
御社業務に支障が少なくするよう○○機器の代替機を用意いたしました。 
破損した○○機器については○○部品の交換修理を行い11月19日の設置となります。

【今後の対策】
当社点検担当者が使用するペンは首掛け紐付きのペンを使用するようにし 2度とこのようなことが起こらぬよういたします。

 

スポンサーリンク

コメント入力

*
*
* (公開されません)